Règlement intérieur
Article mis en ligne le 13 mars 2020
dernière modification le 8 juillet 2020

RÈGLEMENT INTÉRIEUR mis à jour le 30 janvier 2016

Préambule Les vocables : Président, Vice-président, Secrétaire ou Trésorier mentionnés dans les statuts et le règlement intérieur désigne la fonction occupée par une personne quel que soit son sexe et non la personne elle-même.

Article 1 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR

En application de l’article 11 des statuts datés du 14 janvier 2012, le règlement intérieur suivant, approuvé par l’Assemblée Générale Annuelle du 14 janvier 2012, est applicable aux activités du CEGAMA.

Il pourra être modifié, après discussion en Conseil d’Administration chaque fois que nécessaire. Les modifications devront être approuvées en Assemblée Générale Ordinaire.

Article 2 - CONSULTATION DES STATUTS & RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Les statuts et le règlement intérieur sont consultables sur le site internet de l’association. Il est possible à partir du site internet de télécharger ces documents.

Les membres de l’association n’ayant pas internet pourront, s’ils en expriment la demande, avoir un document papier adressé par courrier postal ou remis en main propre.

Article 3 - COTISATIONS

Tous les membres actifs de l’association paient une cotisation annuelle. Seuls les membres d’honneur sont exempts de cotisation.

Le montant des cotisations et droit d’entrée sont reconduits tacitement chaque année, sauf en cas de révision des montants.

Dans ce cas, lors d’une réunion du Conseil d’Administration au cours du second semestre, le Conseil d’Administration fixe alors, pour l’année suivante, les nouveaux montants.

Cette augmentation, portée à l’ordre du jour, est soumise au vote de l’assemblée générale ordinaire. Les modalités de quorum et de mode de scrutin sont définis à l’article 8, paragraphes 8.2.1 à 8.2.4 du présent règlement intérieur.

La cotisation est due pour l’année civile. Un appel à cotisation est effectué en début d’année civile. Elle est réglée au Trésorier, par chèque à l’ordre de « CEGAMA » ou exceptionnellement en espèces.

Article 4 - RADIATION

Elle est prononcée, par le Conseil d’administration, pour non-paiement de la cotisation, après relance écrite par courrier électronique ou lettre. La cotisation annuelle est exigible le 1er janvier de l’année et doit être payée avant le 1er mars.

Article 5 – CONSEIL D’ADMINISTRATION & BUREAU

5.1- Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration est composé de 6 (six) membres au minimum et 10 (dix) membres au maximum. Les administrateurs sont élus par l’Assemblée Générale Ordinaire.

Il n’y a aucune obligation de procéder immédiatement au remplacement d’un poste vacant d’administrateur sauf si l’administrateur défaillant occupait un poste dans le bureau.

Si le nombre d’administrateurs est inférieur à 6 il sera fait appel à candidature, un membre de l’association sera coopté par le conseil d’administration et sa candidature sera entérinée lors de l’Assemblée Générale Ordinaire la plus proche.

Les modalités de quorum et de mode de scrutin sont définis à l’article 8, paragraphes 8.1.1 à 8.1.4 du présent règlement intérieur.

5.2 – Bureau

Le Bureau est composé de 4 (quatre) personnes issues du Conseil d’Administration et élu par le dit Conseil d’Administration. Le scrutin se déroule à main levée, sauf si 1 (un) administrateur demande que le vote se déroule à bulletin secret.

Le bureau se compose d’ :

- Un Président ;

- Un Vice-président. Il supplée le Président en cas de vacance de la présidence. Son mandat de Président est limité à : la fin de la vacance temporaire du président élu. ou jusqu’au prochain Conseil d’Administration si la vacance est définitive.

- Un Secrétaire

- Un Trésorier

Article 6 – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1- Fréquence réunions et convocations

Le Conseil d’Administration se réunira au minimum 3 (trois) fois par an. Le Président fixe les lieu et date de chaque réunion et établit l’ordre du jour. Les convocations avec l’ordre du jour sont adressées à chaque membre au moins quinze jours à l’avance, sauf urgence.

Les convocations sont adressées par courrier électronique ou à défaut par courrier postal.

6.2 - Ordre du Jour

Chaque question, inscrite à l’ordre du jour, devra être discutée et aboutir à une conclusion. Celles qui n’auront pas pu être évoquées, par faute de temps ou d’éléments suffisants, seront automatiquement reportées à la réunion suivante.

6.3 - Questions Diverses

Le membre du Conseil qui souhaite voir évoquer une question lors d’une séance du Conseil d’Administration, adressera au Président, un mois à l’avance, sauf urgence, le texte de sa question accompagné d’une argumentation sommaire.

Tous les documents nécessaires à la discussion, doivent être envoyés tout comme la convocation au moins 15 jours à l’avance.

Les questions diverses présentées en séance et ne présentant pas un caractère modificatif des statuts ou du présent règlement sont admises.

6.4 - Procès-verbal de réunion

Les séances du Conseil d’Administration donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal établi par le secrétaire et soumis à l’approbation du Conseil d’Administration au début de la séance suivante.

6.5 - Intervention : texte in-extenso

A la condition d’en remettre le texte au secrétaire de séance, dans les huit jours qui la suivent, chaque conseiller peut exiger que son intervention figure « in extenso » dans le procès-verbal.

6.6 - Programme des activités

Le programme des activités de l’année sera établi par le Conseil d’Administration.

Seul le Président pourra faire les démarches administratives nécessaires engageant le CEGAMA. Il a la possibilité, en accord avec le Conseil d’Administration de déléguer cette tâche à un autre membre du Conseil d’Administration. Cette délégation n’est valable que pour une action précise est n’a aucun caractère permanent.

Article 7 – ATTRIBUTIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser tous actes qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale.

· Il surveille la gestion des membres du bureau et a le droit de se faire rendre compte de leurs actes. · Il autorise tous achats, aliénations ou locations, nécessaires au fonctionnement de l’association.

· Il fixe le prix des cotisations. Cette énumération n’est pas limitative.

· Il est le seul habilité à prendre des décisions.

· Toutes décisions doivent être entérinées par un vote selon les modalités définies à l’article 8 du règlement intérieur.

· Un ou plusieurs membres de l’association ne peuvent, sans autorisation et vote du Conseil d’Administration, se prévaloir de l’association pour toute activité partielle ou totale de l’association.

Article 8 – PROCURATIONS ET SCRUTINS

8.1 - CONSEIL D’ADMINISTRATION

8.1.1 – Quorum

Il n’y a pas de Quorum nécessaire pour que le Conseil d’Administration puisse délibérer normalement.

8.1.2 - Délégation de pouvoir

Le Conseil d’Administration ne comptant que 10 membres au maximum, le nombre de procurations par administrateur est limité à trois (3).

8.1.3 – Scrutin

Le scrutin se déroule à main levée, sauf si 1 (un) membre du conseil demande que le vote se déroule à bulletin secret. Pour que cette demande soit valide, il aura dû faire la demande écrite au Président 7 (sept) jours ouvrés avant la réunion.

Ce processus est applicable pour un ou plusieurs points de l’ordre du jour.

8.1.4 - Validité des votes

Les décisions sont votées à la majorité, en cas d’égalité la voix du président est prépondérante.

8.2 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

8.2.1 – Quorum

Le Quorum doit être égal à la moitié plus 1 (un) des membres inscrits de l’association, à jour de leurs cotisations l’année de l’Assemblée et l’année de l’exercice.

Si le Quorum n’est pas atteint, et afin d’éviter aux membres présents de se déplacer à nouveau et d’engendrer des frais l’association, il sera constaté que le quorum n’est pas atteint et il sera procédé, immédiatement, à une nouvelle convocation, des personnes présentes pour une Assemblée Générale. De ce fait le quorum sera atteint et l’assemblée se déroule normalement.

Les pouvoirs reçus pour l’A.G.O restent valables pour cette Assemblée Générale.

8.2.2 - Délégation de pouvoir

La délégation de pouvoir est admise. Le nombre maximum de pouvoir par membre de l’association ne peut dépasser le nombre de 10 (dix), pour toutes les décisions prises en Assemblée Générale Ordinaire.

8.2.3 – Scrutin

Les votes ont lieu à main levée Sur demande d’un membre de l’association, ce vote peut avoir lieu à bulletin secret. Il aura dû faire la demande écrite au Président 7 (sept) jours ouvrés avant la réunion, pour permettre l’organisation d’un vote à bulletin secret.

L’adhérent qui désire qu’un sujet soit abordé dans les questions diverses devra, par écrit , demander au Président que le sujet soir inscrit à l’ordre du jour. Cette demande doit être formulée, au plus tard, 7 (sept) jours avant l’Assemblée Générale.

8.2.4 - Validité des votes

Le vote doit être statué à la majorité de la moitié +un — (1/2+1) des voix des membres présents ou représentés .

8.3 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

8.3.1 – Quorum

Le Quorum doit être égal à la moitié plus 1 (un) des membres inscrits de l’association, à jour de leurs cotisations l’année de l’Assemblée.

Si le Quorum n’est pas atteint, et afin d’éviter aux membres présents de se déplacer à nouveau et d’engendrer des frais l’association, il est constaté que le quorum n’est pas atteint et il est procédé, immédiatement, à une nouvelle convocation, des personnes présentes pour une Assemblée Générale Extraordinaire. De ce fait le quorum est atteint et l’assemblée se déroule normalement.

Les pouvoirs reçus pour l’Assemblée Générale Extraordinaire initiale, restent valables pour cette nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire.

8.3.2 - Délégation de pouvoir

La délégation de pouvoir est admise. Le nombre maximum de pouvoirs par membre de l’association ne peut dépasser le nombre de 10 (dix), pour toutes les décisions prises en Assemblée Générale Extraordinaire.

8.3.3 – Scrutin

Le vote a lieu à main levée. Sur demande d’un membre de l’association, ce vote peut avoir lieu à bulletin secret. Il aura dû faire la demande écrite au Président 7 (sept) jours ouvrés avant la réunion, pour permettre l’organisation d’un vote à bulletin secret.

8.3.4 - Validité des votes

Le vote doit être statué à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres présents ou représentés .

Article 9 – ASSURANCES

Le CEGAMA, afin de garantir sa responsabilité civile, assure l’ensemble des diverses activités qu’il organise ou celles auxquelles il participe.

Article 10 – SPONSORS ET ACTIONS PUBLICITAIRES

Afin d’assurer un financement supplémentaire aux ressources désignées à l’article 9 des statuts du CEGAMA, ratifiés par la dernière Assemblée Générale, des annonces publicitaires pourront être publiées sur tous supports.

Article 11 – DOSSIER DE PRESSE ET COMMUNICATIONS

Pour mieux faire connaître l’action de notre association, un dossier de presse sera réalisé afin d’être déposé, à chaque fois que nécessaire, auprès des médias et des services administratifs.

Article 12 - INVENTAIRE

Un inventaire détaillé des biens de l’association sera établi et régulièrement tenu à jour.

Établi par le Conseil d’Administration et présenté à l ‘Assemblée Générale Ordinaire le 14 janvier 2012.

Mis à jour du changement d’adresse du siège de l’association par le CA du 30 janvier 2016.

Fait à Roquefort-les-Pins le 30 janvier 2012